Public Relations

Klasifikasi Hubungan Dengan Publik

Tujuan sentral humas yang akan dicapai adalah tujuan organisasi, sebab humas dibentuk atau

digiatkan guna menunjang manajemen yang berupaya mencapai tujuan organisasi, dengan komunikasi sebagai kegiatannya yang utama. Sasaran kegiatan humas adalah publik intern dan publik ekstern, sedangkan tujuannya adalah terbinanya hubungan harmonis antara organisasi dengan publik tersebut.

praktisi humas memiliki berbagai macam tugas untuk membantu perusahaan atau organisasi dalam mencapai sebuah tujuan serta menjalin hubungan yang harmonis kepada pihak yang terkait. Dua lingkup humas dalam menjalankan fungsinya adalah Publik intern dan ekstern yang menjadi sasaran humas itu amat kompleks, dan manajemen suatu organisasi yang harus didukungnya sangat rumit. sehingga, untuk menanganinya secara efektif (menimbulkan hasil yang sesuai dengan harapan) dan efisien (tujuan dicapai secara optimal dengan biaya, waktu, dan personel yang minimal), humas harus melakukan kegiatan yang sistematis (penyusunan yang runtut secara seksama). Sistematika kegiatan humas berlangsung menurut tahap-tahap penelitian, perencanaan, penggiatan, dan penilaian.

A.      Hubungan Dengan Publik Intern

Yang termasuk public internal adalah khalayak/public yang menjadi bagian dari kegiatan usaha pada suatu organisasi atau instansi itu sendiri. Dalam dunia bisnis PR, Publik Internal ini disesuaikan dengan bentuk daripada organisasi yang bersangkutan apakah organisasi tersebut berbentuk suatu perusahaan dagang, instansi pemerintah ataupun lembaga pendidikan. Jadi tergantung dari jenis, sifat atau karakter dari organisasinya. Jadi public yang termasuk ke dalamnya pun menyesuaikan diri dengan bentuk dari organisasinya dan umumnya khalayak atau public tersebut adalah yang menjadi bagian dari kegiatan usaha dari badan/instansi/perusahaan itu sendiri.

Publik intern sebagai sasaran humas terdiri atas orang-orang yang bergiat di dalam organisasi (perusahaan, instansi, lembaga, badan dan sebagainya) dan yang secara fungsional mempunyai tugas dan pekerjaan serta hak dan kewajiban tertentu. Dengan adanya public internal dalam lingkup kegiatan PR tersebut memberikan konsekuensi pada berbagai hubungan bagi masing-masing public internal. Sifat hubungannya disebut hubungan internal (Internal Relations).

Ada beberapa bentuk public relation intern, salah satunya ialah hubungan internal dalam perusahaan:

1.      Employee Relations (Hubungan Dengan Karyawan/Pekerja)

Hubungan dengan karyawan merupakan suatu kekuatan yang hidup dan dinamis, yang dibangun dan diruntuhkan dalam hubungan dengan perseorangan sehari-hari, terbina di belakang bangku kerja, mesin, dan meja tulis (Archibald Williams, dalam “Employee Relations”). Humas bertujuan untuk menciptakan dan mewujudkan hubungan yang harmonis antara pimpinan organisasi dengan para karyawan. Petugas humas harus sering beranjak dari kamar kerjanya untuk menghubungi para karyawan dalam rangka memantau keresahan para karyawan yang tak terungkapkan. Kuncinya berdasar pada hubungan manusiawi yang berupa motivasi/dorongan, yang diperoleh dari komunikasi persuasif.

Komunikasi dapat dilakukan oleh petugas humas secara lisan atau melalui media, formal atau tak formal, yang kesemuanya berlangsung timbal balik. Dengan keterampilan berkomunikasi, petugas humas di satu pihak dapat menjadi mediator untuk menyalurkan perasaan para karyawan kepada pimpinan, di lain pihak sebagai motivator untuk membangkitkan daya juang untuk berpartisipasi.

Kegiatan public relations untuk memelihara hubungan, khususnya antara manajemen dengan para karyawannya. Hubungan ini dalam rangka kepengawaian secara formal. Employee public/public pegawai adalah salah satu internal public yang dijadikan salah satu sasaran dari kegiatan PR di dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi. Mereka merupapakan suatu potensi yang sangat berarti dalam organisasi, potensi mana yang dapat dikembangkan lebih baik dari sebelumnya. Seorang PR haruslah berkomunikasi secara langsung dengan karyawan, ia harus senantiasa mengadakan kontak pribadi (personal contact), misalnya dengan bercakap-cakap dengan mereka sehingga dapat mengetahui kesulitan, keinginan, harapan, dan perasaanya. Onong Uchyana Effendi menyatakan bahwa kegiatan untuk menciptakan hubungan baik dengan para pegawai dapat dilakukan melalui:

ü  Upah yang cukup

ü  Perlakuan yang adil

ü  Ketenengan kerja

ü  Perasaan diakui

ü  Penghargaan atas hasil kerja

ü  Penyaluran perasaan

Menurut Kustadi Suhandang, membina hubungan baik dengan para karyawan dapat dilakukan melalui kegiatan:

ü  Pemberian pengumuman-pengumuman

ü  Buku Pegangan Pegawai

ü  Personal Calls- Pertemuan Berkala

ü  Kotak Suara (kotak Saran)

ü  Hiburan dan Darmawisata

ü  Olah Raga

ü  Study Tour

ü  Training

ü  Hadiah-hadian dan Penghargaan

ü  Klinik dan Rumah Obat

ü  Tempat-tempat Ibadah

ü  Tempat-tempat Pendidikan

2.      Manager Relations (Hubungan Dengan Para Manajer)

Kegiatan public relations untuk memelihara hubungan baik dengan para manajer di lingkungan perusahaan. Manager adalah orang-orang yang dapat mengabdikan dirinya bagi kepentingan perusahaan melalui kemampuannya dalam mengelola perusahaan agar dapat menghasilkan keuntungan sesuai dengan tujuan perusahaan. Karena manajer merupakan orang-orang pilihan, maka baginya perlu dilakukan kegiatan khusus untuk diperlakukan sebagai orang yang dianggap penting.

Dalam hal ini jika manager diperlakukan untuk dapat mampu membuat, menetapkan keputusan, sampai pada menyampaikan keputusan yang berkaitan dengan berbagai kebijakan manajemen di bidangnya bahkan mungkin di bidang umum. Ini berarti mereka mempunyai kontribusi terhadap berbagai kebijakan manejemen yang sangat menentukan maju mundurnya perusahaan. Untuk kondisi ini mereka merupakan orang-orang yang dituntut untuk dapat memikul tanggung jawab besar bagi perusahaan. Untuk konsekuensi ini, maka dapat dilakukan berbagai kegiatan untuk melakukan hubungan baik dengan para manajer, misalnya:

ü  Memberlakukan adanya uang tunjangan jabatan

ü  Uang Resiko Jabatan

ü  Kegiatan coffee morning diantara para manajer dalam rangka membina hubungan dan bahkan memungkinkan adanya keluaran ide kebijakan bagi perusahaannya

ü  Koordinasi kerja antar bagian

ü  Jika memungkinkan menyediakan alat transfortasi bagi kepentingan dinas

ü  Rumah dinas, dsb.

3.      Stockholder Relations (Hubungan Dengan Pemegang Saham)

Kegiatan PR dalam rangka memelihara hubungan dengan para pemegang saham. Ini sangat penting sebab besar kecilnya modal menentukkan besar kecilnya perusahaan, sehingga hubungan dengan stockholder ini tidak boleh dikesampingkan oleh pihak perusahaan. Usaha membina hubungan dengan stockholder tidak lain adalah untuk tujuan memajukan perusahaan. Komunikasi dengan mereka dapat dilakukan misalnya dengan cara:

a.       Menyatakan selamat kepada pemagang saham yang baru, Komunikasi seperti ini akan menimbulkan kesan baik, di mana para pemegang sahammerasa dihargai dan dihormati dan mereka akan menganggap perusahaan kita adalah perusahaan yang bonafid.

b.      Memberikan laporan, Laporan mengenai perkembangan perusahaan adalah merupakan kegiatan komunikasi yang berfungsi sebagai kegiatan yang harmonis, di mana ini juga menanamkan kepercayaan pemegang saham kepada perusahaan.

c.       Mengirimkan berkala organisasi, Majalah organisasi merupakan medium yang baik untuk membina hubungan baik/harmonis dengan para pemegang saham, selain majalah intern juga tidak ada salahnya mereka dikirim majalah intern, sehingga mereka mengetahui atau dapat mengikuti perkembangan perusahaannya beserta segala kegiatannya.

d.      Mengadakan pertemuan, Pertemuan secara face to face adalah bentuk komunikasi yang lain untuk membina hubungan yang harmonis, meningkatkan pengertian bersama, dan meningkatkan kepercayaan. Ini dapat dilakukan dengan cara menyelenggarakan pertemuan antara pimpinan organisasi dengan para pemegang saham sehingga akan menambah eratnya hubungan, dapat juga diadakan pertemuan lengkap dengan seluruh karyawan, misalnya acara hala bihalal, peringatan ulang tahun perusahaan pertemuan yang membicarakan masalah pembagian keuntungan, penjualan saham baru. Dsb.

4.      Labour Relations (Hubungan Dengan Para Buruh)

Kegiatan public relations dalam rangka memelihara hubungan antara pimpinan dengan serikat buruh dalam perusahaan dan turut menyelesaikan masalahmasalah yang timbul antara keduanya, disinilah letak peranan public relations dimana ia harus mengadakan tindakan-tindakan preventif mencegah timbulnya kesulitan-kesulitan. Dengan demikian PR berarti turut juga melancarkan hubungan yang harmonis antara kedua belah pihak. Misalnya:

ü  Menyelesaikan kasus tentang ada rasa permusuhan terhadap pimpinan dan sebagainya

ü  Tuntutan kenaikan upah

ü  Kasus PHK, Dll.

B.     Hubungan Dengan Publik Ekstern

Publik Eksternal adalah public yang berada di luar organisasi/ instansi/ perusahaan yang harus diberikan penerangan/ informasi untuk dapat membina hubungan baik. Sama juga halnya dengan public internal maka public eksternal juga menyesuaikan diri dengan bentuk atau sifat, jenis dan karakter dari organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian maka yang menjadi public kesternal suatu organisasi akan berbeda dengan organisasi lainnya.

Publik ekstern sebagai sasaran kegiatan humas terdiri atas orang-orang atau anggota-anggota masyarakat di luar organisasi, baik yang ada kaitannya dengan organisasi maupun yang diharapkan atau diduga ada kaitannya dengan organisasi.

1.      Press Relations (Hubungan Dengan Pihak Pers)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan membina hubungan baik dengan pihak pers. Arti harpiah dari pada press adalah percetakan, namun pada perkembangan selanjutnya istilah pers dapat diartikan sebagai pihak-pihak yang berkecimpung dalam hal pemberitaan, jadi tidak saja surat kabar, tapi juga meliputi berbagai media seperti TV, Radio, dsb. Prinsipnya Press Relations adalah membina hubungan baik dengan orang-orang pers. Disamping membina, seorang PRO juga harus mengatur dan mengembangkan hubungan baik dengan pers dsb.

PR harus mempunyai hubungan yang baik dengan pers, sebab mereka mempunyai peranan penting dalam kemajuan dan perkembangan perusahaan/instansi yang menyangkut pemberitaan baik negative maupun positif. Jadi pers merupakan kunci kesuksesan dari kegiatan public relations suatu perusahaan. Ada pun bentuk hubungan pers ialah: Press Release, Press Conference, Press Room, Press Tour, Press Reception.

2.      Government Relations (Hubungan Dengan Pemerintah)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan dengan pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah atau dengan jawatan-jawatan resmi yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan.Bentuk hubungan Government Relations, antara lain:

a.       Memberikan ucapan selamat hari jadi pemerintah, pemerintah daerah atau kota.

b.      Pengiriman agenda bagi instansi-instansi pemerintah terkait.

c.       Mengadakan kegiatan kesenian, olah raga, mensponsori kegiatan baik dalam konteks nasional maupun internasional dalam rangka mengharumkan nama bangsa.

d.      Mengundang pejabat pemerintah untuk meresmikan suatu acara perusahaan.

e.       Melakukan kegiatan lobby secara baik dengan pihak pemerintah untuk memperlancar suatu kegiatan perusahaan.

3.      Community Relations (Hubungan Dengan Komunitas)

Public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan baik dengan masyarakat setempat, yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan perusahaan. Yang dimaksud dengan community disini adalah masyarakat sekitar/masyarakat setempat/tetangga. Kegiatan community relations yang harus dilaksanakan, misalnya:

a.       Memberikan beasiswa bagi yang memerlukan khususnya bagi masyarakat sekeliling perusahaan.

b.      Mendirikan sekolah-sekolah dalam usaha menggalakan pendidikan.

c.       Mendirikan asrama-asrama bagi mereka yang memerlukan

d.      Mendirikan tempat ibadah.

e.       Mengadakan pembagian makanan, dll.

4.      Supplier Relations (Hubungan dengan pemasok)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan dengan para investor agar segala kebutuhan organisasi/perusahaan/instansi dapat diterima dengan baik.

5.      Customer Relations (Hubungan Dengan Pelanggan)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan baik dengan para konsumen agar produk yang kita buat dapat diterima dengan baik oleh para konsumen. Salah satu kegiatan mengadakan hubungan baik dengan consumer sama dengan costumer yaitu dengan pelayanan melalui iklan, karena disamping mempromosikan hasil produksi perusahaan yang tentunya memberikan keuntungan di pihak perusahaan juga ada keuntungannya bagi pihak consumer yaitu bagi pihak consumer merupakan input tentang bagaimana barang tersebut digunakan dan apa keuntungannya jika consumer menggunakan barang tersebut. Kegiatan Costumer Relations diantaranya adalah:

a.       Memberikan ucapan selamat hari raya kepada pelanggannya.

b.      Memberikan ucapan selamat tahun baru untuk nasabah.

c.       Pemberian kalender

d.      Pemberian buku telepon

e.       Melakukan publisitas

f.       Memberikan informasi kegiatan periklanan

g.      Memberikan potongan harga, dll

6.      Educational Relations (Hubungan dengan bidang pendidikan)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan membina hubungan baik dengan lembaga-lembaga pendidikan. Misalnya:

a.       Memberikan sumbangan dana untuk pendidikan

b.      Memberikan sumbangan untuk pembangunan sekolah

c.       Memberikan beasiswa

d.      Menjadi bapak asuh bagi siswa berprestasi, dsb.

7.      General Relations (Hubungan dengan masyarakat umum)

Mengatur dan membina hubungan baik dengan public umum sehingga produk/jasa dari perusahaan kita dapat menjadi perhatiannya dan selanjutnya public umum ini dapat menjadi konsumen / pelanggan kita.

8.      Employee Relations (Hubungan dengan perusahaan dan para karyawan)

Salah satu bentuk hubungan dalam public relations yang mengatur hubungan antara perusahaan dan para karyawannya adalah employee relations. Employee relations dilakukan antara lain adalah untuk menciptakan bentuk hubungan atau komunikasi dua arah yang baik antara pihak manajemen dengan para karyawannya dalam upaya membina kerjasama dan hubungan yang harmonis di antara keduanya.

Regular meeting merupakan bentuk dari employee relations yang dilakukan perusahaan untuk membentuk iklim komunikasi yang positif. PT Astra International Tbk-Peugeot Sales Operation Cilandak adalah perusahan yang secara rutin melakukan aktivitas employee relations dalam bentuk regular meeting. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui apakah terdapat hubungan antara variabel employee relations dan variabel kepuasan komunikasi.

Frank Jefkins mengatakan bahwa komunikasi internal (lebih lanjut disebutsebagai komunikasi pegawai atau employee relations) memiliki tiga bentuk, yang pertama adalah komunikasi ke bawah yaitu komunikasi dari pihak pimpinan kepada karyawan. Kedua adalah komunikasi ke atas, yaitu komunikasi yang berlangsung dari karyawan kepada atasannya. Ketiga adalah komunikasi sejajar, yaitu komunikasi yang berlangsung antar sesama pegawai. Sedangkan Redding menyebutkan bahwa kepuasan komunikasi adalah semua tingkat kepuasan seorang karyawan mempersepsi lingkungan komunikasi secara keseluruhan.

9.      Mass Media Relations (Hubungan Dengan Media Massa)

Media melibatkan hubungan bekerja dengan berbagai media untuk tujuan menginformasikan publik, kebijakan misi organisasi dan praktek secara positif, konsisten dan kredibel. Biasanya, ini berarti koordinasi langsung dengan orang yang bertanggung jawab untuk memproduksi berita dan fitur di media massa. Tujuan hubungan media adalah untuk memaksimalkan cakupan positif di media massa tanpa membayar untuk itu secara langsung melalui iklan.

Orang menggunakan istilah public relations dan media relations bergantian, namun melakukannya tidak benar. Hubungan Media lihat hubungan bahwa sebuah perusahaan atau organisasi mengembangkan dengan wartawan, sedangkan hubungan masyarakat memperpanjang bahwa hubungan luar media untuk masyarakat umum.

DAFTAR PUSTAKA

Ardianto, Elvinaro. Handbook of Public Relations Pengantar Komprehensif. Bandung: Simbiosa Rekatama Media. 2011.

Effendy, Onong Uchjana. Hubungan Masyarakat Suatu Studi Komunikologis. Bandung: Rosda. 2002